Российская культура корпоративных мероприятий резко выделяется на фоне других европейских стран, прежде всего нашими «новогодними корпоративами». В Европе Новый год — это веселый и распространенный, но все же вторичный праздник, уступающий Рождеству. Рождество — главный европейский праздник, он имеет характер тихого, семейного торжества, его не принято отмечать с коллегами.

В России все наоборот.  Празднование Нового года — либо единственный корпоративный праздник для всех сотрудников компании, либо одно из двух-трех ключевых мероприятий. Именно к этому событию с особой тщательностью готовятся и именно его потом обсуждают и вспоминают во всех деталях до следующего года. Дамы готовят наряды, для них это самый важный «выход в свет». У руководства появляется лишняя возможность проявить свои лидерские качества и мастерство оратора.

На организаторе корпоративного Нового года лежит большая ответственность. Очень непросто подготовить мероприятие для большого количество совершенно разных людей, с разными вкусами и предпочтениями, людей разных поколений и интересов. Причем организовать его так, чтобы всем было одинаково весело и радостно.

Основываясь на своем опыте и наблюдениях, мы составили ряд правил, которые призваны помочь организатору удачно провести новогоднее мероприятие. Искренне надеемся, что эти правила облегчат для вас, дорогие коллеги и Клиенты, задачу подготовки этого непростого события.

Подготовка

Правило 1. Планируйте резервные силы!

Команда, которая готовит мероприятие несколько месяцев, постепенно истощает свои душевные и физические силы. Большим подспорьем будет подключение к организации на самом финальном этапе свежих сил. Проекту это даст заряд энергии и динамику, а также значительно повысит качество реализации.

Правило 2. Чем позже, тем дороже.

Когда заказывать площадку, артистов? Тут как с авиабилетами. С одной стороны, если заказывать в последний момент, то можно здорово сэкономить. Например, у площадки отменилась бронь и они готовы сдать свободную дату за полцены, лишь бы не простаивать. Но, признаться, вероятность такого события невелика. Тенденция такова, что с приближением Нового года цены на все услуги неумолимо летят вверх. Оптимально забронировать все необходимое за 3–4 месяца. Да, не будет эффекта «горячей путевки», но цена будет более-менее разумной. К тому же вы сможете поторговаться, так как к артисту или площадке еще не будет стоять очередь из агентств, желающих заполучить его на ту же дату, которая нужна вам.

Правило 3. Исследуйте свою аудиторию

Чтобы праздник удался и понравился всем гостям, какими бы разными они ни были, нужно заранее позаботиться о выявлении из предпочтений, вкусов и ожиданий. Проводите фокус-группы, узнавайте детали прошлых мероприятий, запрашивайте обратную связь, организуйте опросы. Чем больше вы узнаете о гостях предстоящего мероприятия, тем больше вероятность, что вам удастся сделать праздник, который запомнится всем.

Программа

Правило 1. Не переутомлять гостей официальщиной!

Чем короче речь руководителя — тем лучше. Чем меньше руководителей на сцене — тем лучше. Лучше посадить руководство в зону для неформального общения, сделать его доступным «для простых людей», чем отрывать от праздничной программы время на выступления, пламенные речи или, что еще хуже, подведение бизнес-результатов года. Вдохновенного тоста вполне достаточно.

Правило 2. Не дайте артистам перегореть!

Если в новогоднем празднике планируется выступление сотрудников — капустник, — поставьте его максимально рано, чтобы не дать им перегореть. Не забывайте: чтобы самодеятельность выглядела достойно и стала украшением праздника, важно начинать подготовку задолго до мероприятия и уделить этому аспекту достаточно времени и внимания.

Правило 3. Не мельчите.

Тонкие шутки, изысканный юмор, сложный сюжет – это не для корпоративного нового года. Гости не воспримут это. Программу, как и декорации, нужно писать «широки мазками», крупными блоками. Когда много людей, нужно следить не за нюансами, а за общей канвой, поддерживать динамику мероприятия эмоциями большинства.

Площадка

Правило 1. Фиксируйте все договоренности с подрядчиками!

После того как вы забронировали площадку, договорились о дате выступления артиста или ведущего, кажется, можно успокоиться. Но это лишь иллюзия. Чтобы действительно гарантировать, что нужная услуга будет вам оказана, причем вовремя, убедитесь, что договор у вас подписан и вы внесли предоплату (хотя бы частичную). Без этого ваши подрядчики будут считать, что это «предварительная» бронь. Они могут отменить договоренности в последний момент, если кто-то другой внесет предоплату. А перед Новым годом это очень вероятно.

Правило 2. Дифференцируйте зоны для гостей!

Гости вашего мероприятия, как правило, очень разные люди, с разными вкусами, интересами и с разным желанием провести праздничный вечер. Одни будут хотеть потанцевать, другие — душевно побеседовать. Важно предусмотреть такие возможности для всех. Кроме основного зала, нужны танцпол, чилаут, курилка и т. д.

Правило 3. Позаботьтесь о порядке и безопасности!

Часто во время корпоративного Нового года кто-то несколько злоупотребляет алкоголем и может перестать себя контролировать. Чтобы разбуянившийся сотрудник не испортил коллегам праздник, а себе — карьеру, его стоит вовремя остановить и помочь выйти. Все это делать важно максимально незаметно и максимально тактично.

Очень важно не только обеспечить охрану, но и провести тщательный инструктаж о стиле поведения и общения с гостями, независимо от того, в каком состоянии они находятся.

После мероприятия

Правило 1. Обратная связь

Обратная связь не только от прямого заказчика, но и от всех гостей мероприятия очень важна. Вы сможете сделать выводы, что людям нравится, что они хотели бы видеть по-другому, и на основе этих выводов максимально улучшить следующее мероприятие для них.

Правило 2. Ложка хороша к обеду

Позаботьтесь о своевременной готовности фото- и видеоматериалов с мероприятия. Если сотрудники получат диск с отчетным новогодним видео в июне, их это не очень обрадует. А получить приятное напоминание об отличном празднике через неделю-две будет хорошим стимулом еще раз обсудить все подробности и окунуться в атмосферу веселья и беззаботности.